SOP Pengaduan

Berikut adalah SOP (Standard Operating Procedure) Pengaduan Perizinan DPMPTSP Provinsi Papua Barat Daya:

Penerimaan Pengaduan:
a. Menerima pengaduan terkait perizinan dari pemohon atau pihak yang berkepentingan.
b. Memeriksa keabsahan pengaduan dan pastikan bahwa pengaduan tersebut terkait dengan proses perizinan yang sedang berlangsung atau telah selesai.
c. Memberikan nomor referensi atau nomor pengaduan kepada pelapor.
d. Mencatat tanggal dan waktu penerimaan pengaduan.

Penelitian Pengaduan:
a. Melakukan penelitian dan verifikasi terhadap pengaduan yang diterima.
b. Memeriksa dokumen-dokumen terkait dan data yang relevan terkait proses perizinan yang sedang berlangsung atau telah selesai.
c. Mengumpulkan informasi tambahan jika diperlukan untuk mendukung penelitian pengaduan.

Analisis Pengaduan:
a. Menganalisis dan mengevaluasi pengaduan berdasarkan fakta-fakta dan informasi yang dikumpulkan.
b. Membandingkan pengaduan dengan prosedur perizinan yang berlaku, persyaratan, dan aturan yang berlaku.
c. Menentukan kebenaran atau kekurangan dalam proses perizinan yang terkait dengan pengaduan.

Penyelesaian Pengaduan:
a. Jika pengaduan dinyatakan valid, melakukan tindakan perbaikan atau koreksi sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku.
b. Memberikan pembaruan kepada pelapor mengenai tindakan yang akan diambil atau solusi yang akan diberikan.
c. Mengoordinasikan dengan departemen atau unit terkait untuk mengatasi pengaduan secara efektif dan efisien.
d. Jika pengaduan tidak valid atau tidak berhubungan dengan proses perizinan, memberikan penjelasan yang jelas dan komprehensif kepada pelapor.

Tindak Lanjut dan Evaluasi:
a. Melakukan tindak lanjut terhadap penyelesaian pengaduan untuk memastikan bahwa tindakan yang telah diambil telah dilaksanakan.
b. Mengevaluasi efektivitas tindakan yang diambil dan memastikan pelapor puas dengan penyelesaian yang diberikan.
c. Jika pelapor tidak puas dengan penyelesaian, menyediakan mekanisme banding atau revisi pengaduan.

Pelaporan dan Monitoring:
a. Membuat laporan mengenai pengaduan yang diterima, penanganan pengaduan, dan hasil penyelesaian.
b. Memantau dan mengevaluasi pengaduan secara berkala untuk mengidentifikasi masalah umum atau tren yang mungkin memerlukan perbaikan dalam proses perizinan.
c. Menggunakan data pengaduan sebagai umpan balik untuk meningkatkan kualitas pelayanan perizinan secara keseluruhan.